Notranja pravila – temelj učinkovitega in skladnega poslovanja
Jasno določena notranja pravila o hrambi dokumentarnega gradiva so ključnega pomena za zagotavljanje zakonske skladnosti, veljavnosti in optimizacijo poslovnih procesov ter varno upravljanje dokumentacije. Implementacija teh pravil omogoča večjo preglednost, zmanjšuje tveganja in povečuje učinkovitost poslovanja. Pravilno urejena hramba dokumentov omogoča hitro in enostavno iskanje potrebnih informacij ter zmanjšuje stroške povezanih napak.
Priprava notranjih pravil, skladno z zahtevami Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA, Ur. L. RS št. 30/2006 in 51/14)
Notranja pravila so pravila, ki jih kot svoj interni pravni akt sprejme družba glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe svojega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, ali ponudnik storitev glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe oziroma spremljevalnih storitev. 18. člen ZVDAGA nalaga javnopravnim osebam, ki zajemajo ali hranijo gradivo v digitalni obliki, da sprejmejo notranja pravila skladno z zakonom, pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah in drugimi podzakonskimi predpisi ter da ravnajo skladno z njimi, hkrati pa pri Arhivu RS, potrjena notranja pravila, skladno z 31. členom ZVDAGA priznavajo enakost in dokazno vrednost gradiva v digitalni obliki.
Izzivi pri upravljanju notranjih pravil o hrambi dokumentarnega gradiva
Družbe ali organi javne uprave se pogosto srečujejo z različnimi izzivi pri vzpostavitvi in izvajanju notranjih pravil, zlasti tistih, ki se nanašajo na hrambo dokumentov:
- Nejasno določene odgovornosti in pristojnosti
- Pomanjkanje pravil za digitalizacijo dokumentacije in procesov
- Nepregledno potrjevanje in hramba dokumentov
- Neustrezno varovanje osebnih podatkov skladno z GDPR
- Nepopolna skladnost s predpisi in zakonodajo
Rešitev? Celovita ureditev notranjih pravil o hrambi dokumentarnega gradiva, ki zagotavljajo strukturirano in zakonsko skladno poslovanje.
Ključne prednosti vzpostavljenih notranjih pravil
Jasna in učinkovita notranja pravila prinašajo številne koristi:
Zakonska skladnost in varnost podatkov
- Zagotovljena usklajenost z zakonodajo (GDPR, arhivska zakonodaja, davčni predpisi)
- Standardizirani postopki za hrambo in upravljanje dokumentacije
- Boljši nadzor nad dostopi in obdelavo občutljivih podatkov
Optimizacija poslovnih procesov
- Hitrejši in bolj učinkovit potek potrjevanja dokumentov
- Digitalizacija administrativnih procesov za večjo produktivnost
- Manj napak in večja transparentnost pri poslovanju
Kako vam lahko pomagamo vzpostaviti notranja pravila o hrambi dokumentarnega gradiva?
Specializirani smo za:
- Pripravo in implementacijo notranjih pravil o hrambi dokumentarnega gradiva – skladnost s predpisi in optimizacija procesov
- Digitalizacijo potrjevanja in hrambe dokumentov – zmanjšanje uporabe papirja in večja učinkovitost
- GDPR skladnost – zaščita osebnih podatkov in varnost podatkovnih zbirk
- Vzpostavitev pravil za elektronsko poslovanje – enostavna in zakonsko skladna digitalizacija
Brezplačni strateški posvet
Si želite izboljšati poslovanje in vzpostaviti učinkovita notranja pravila? Ponujamo brezplačni strateški posvet, kjer skupaj ocenimo vaše potrebe in predlagamo najboljše rešitve. Kontaktirajte nas še danes!
Začnimo projekt – vzpostavite notranja pravila za uspešno poslovanje.
Nataša Bogme Kirn – Kings d.o.o.